مدیریت آنلاین
... چقــــــدر دیر می فهمیم که زندگــــــی همین روزهاییست که منتظــــر گذشتنش هســتیم... 
قالب وبلاگ
لینک دوستان
پيوندهای روزانه

تعیین هدف یکی از اساسی ترین مراحل در فرایند مدیریت است. تعیین هدف درمورد برنامه ریزی پروژه های خاص، جلسات، امور تجاری، امور شخصی و یا هر برنامه دیگری که در آن تاکید بر روی حصول نتایج باشد، مورداستفاده فراوان دارد. فعالیتهایی که بدون هدف انجام می گیرد بی ارزش یا حداقل کم فایده خواهندبود. فرض کنید که برای گذراندن تعطیلات، سفری را با اتومبیل بدون درنظر داشتن مقصد خاصی شروع کنید، مثلاً از تهران به سوی کاشان حرکت کنید، در بین راه عقیدتان را عوض کرده به طرف اراک بروید اما در این مسیر دوباره فکر کنید که اگر به اصفهان بروید بهتر است و بالاخره زمانی که به سوی اصفهان می روید، تصمیم بگیرید که به مسافرت نروید و به طرف منزل روانه شوید. البته اگـر منظور شما از این مسافرت تنها اتومبیل سواری بی هدف بوده، منظورتان بــرآورده شـده ولی در غیر این صورت به نتیجه ای نرسیده اید. همین طور هیچ سازمانی را نمی توان پیدا کرد که مایل باشد هزینه فعالیتهایی را متحمل شود تنها به خاطر اینکه فعالیتهایی بدون درنظرگرفتن نتایج حاصل از آنها انجام پذیرند. هدفها اساس تعیین فعالیتهایی هستند که باید انجام گیرند همچنین به ایجاد ضوابطی که برای ارزیابی کمی و کیفی فعالیتها لازم است، کمک می کنند. بدین ترتیب تعیین هدفها یکی ازمهمترین عوامل در اجرای مدیریت موثر در سازمان هستند. البته فرایند هدف گذاری باید متناسب با نیازهای هر سازمان باشد. برخی از سازمانها از یک ساختار رسمی خشک برای فرایند هدف گذاری استفاده می کنند درحالی که برخی دیگر از سازمانها فرایند غیررسمی را ترجیح می دهند.

مزایای هدف گذاری



هدف گذاری


تعیین هدف یکی از اساسی ترین مراحل در فرایند مدیریت است. تعیین هدف درمورد برنامه ریزی پروژه های خاص، جلسات، امور تجاری، امور شخصی و یا هر برنامه دیگری که در آن تاکید بر روی حصول نتایج باشد، مورداستفاده فراوان دارد. فعالیتهایی که بدون هدف انجام می گیرد بی ارزش یا حداقل کم فایده خواهندبود. فرض کنید که برای گذراندن تعطیلات، سفری را با اتومبیل بدون درنظر داشتن مقصد خاصی شروع کنید، مثلاً از تهران به سوی کاشان حرکت کنید، در بین راه عقیدتان را عوض کرده به طرف اراک بروید اما در این مسیر دوباره فکر کنید که اگر به اصفهان بروید بهتر است و بالاخره زمانی که به سوی اصفهان می روید، تصمیم بگیرید که به مسافرت نروید و به طرف منزل روانه شوید. البته اگـر منظور شما از این مسافرت تنها اتومبیل سواری بی هدف بوده، منظورتان بــرآورده شـده ولی در غیر این صورت به نتیجه ای نرسیده اید. همین طور هیچ سازمانی را نمی توان پیدا کرد که مایل باشد هزینه فعالیتهایی را متحمل شود تنها به خاطر اینکه فعالیتهایی بدون درنظرگرفتن نتایج حاصل از آنها انجام پذیرند. هدفها اساس تعیین فعالیتهایی هستند که باید انجام گیرند همچنین به ایجاد ضوابطی که برای ارزیابی کمی و کیفی فعالیتها لازم است، کمک می کنند. بدین ترتیب تعیین هدفها یکی ازمهمترین عوامل در اجرای مدیریت موثر در سازمان هستند. البته فرایند هدف گذاری باید متناسب با نیازهای هر سازمان باشد. برخی از سازمانها از یک ساختار رسمی خشک برای فرایند هدف گذاری استفاده می کنند درحالی که برخی دیگر از سازمانها فرایند غیررسمی را ترجیح می دهند.

مزایای هدف گذاری

-
اگر کارکنان اهداف سازمان را بدانند بهتر کار می کنند و احتمال اجرای خواسته های سازمان افزایش می یابد؛

-
اگر کارکنان تصویر روشنی درمورد آنچه که باید انجام دهند داشته باشند، شانس اجرای آنها افزایش می یابد؛

-
اندازه گیری پیشرفت کل سازمان وهریک از واحدها را میسر می سازد؛

-
معیــارهـایی برای ارزیابی کارکنان فراهم می آورد و هنگامی که کارکنان بدانند چگونه ارزیابی می شوند درانجام وظایف شغلی شان بسیار راحت خواهندبود؛

-
مدیریت مشارکتی را تقویت می کند، و محیط مناسبی برای دریافت بازخوردهای مفید از کارکنان ایجاد خواهدکرد و ارتباطات درون سازمانی (بویژه بین کارکنان و مدیریت) را افزایش می دهد.

ویژگیهای هدف گذاری خوب

یک هدف گذاری وقتی واجد مزایای فوق است که ویژگیهای زیر را داشته باشد:

!
واقع بینانه، دردسترس، امکان پذیر درعین حال چالشگر و قابل رشد باشد؛

!
در یک تاریخ معین تکمیل شود؛

!
برای سازمان، معنی دار و مناسب باشد؛

!
نتایج قابل اندازه گیری داشته باشد؛

!
منعطف بوده و بیش از یک روش برای دستیابی داشته باشد؛

!
واضح، معین و قابل فهم باشد.

ضمناً اگر در فرایند تعیین اهداف سازمان، شرایط زیر لحاظ شود، اهداف سازمانی با اهداف فردی کارکنان منطبق خواهدشد که این امر احتمال دستیابی به اهداف را به شدت افزایش خواهدداد:

-
هدف گذاری با مشارکت تمام افراد صورت پذیرد.

-
هدف برای تمام اعضاء قابل فهم و قابل قبول باشد.

-
هدف برای تمام افراد سودمند باشد.

فرایند هدف گذاری

فرایند هدف گذاری شبیه فرایند حل مسئله است و بــا پــاسخ بـه سوالهای ذیل حاصل می شود:

چرا: توضیح می دهد نیازها و خواسته های اساسی برای تحقق اهدافتان چیست؛

چــه: احتمــالات و تنگنــاهــای هریک از راه حلهایی را که شما بخواهید اجرا کنید بیان می کند؛

چه وقت: زمان انجام هریک از اجزاء کار و فعالیتها را (مانند طرح ریزی، جلسات کاری و...) را که اتفاق خواهد افتاد، می شناساند؛

کجا: محل وقوع هریک از حوادث و فعالیتها را مشخص می سازد؛

چه کسی: مسئولیتهای اجرای هریک از فعالیتها و اجزاء کار را، به افراد محول می کند؛

چگونه: درمورد چگونگی اجرای راه حل انتخاب شده تصمیم گیری می کند.

طرح ریزی

طرح ریزی فرایندی است که یک سری از فعالیتها را برای رسیــدن به هــدف تـرتیب می دهد. معمولاً طرح ریزی مطالب مختصری است درمورد وظایف، مسئولیتها و هزینه های شروع عملیات درقالب یک جدول سازمانی. همچنین طـرح ریزی سیستمی است که بیان می کند چه کسی، چه کاری را چه وقت و با چه هزینه ای انجام می دهد. این یک قدم بسیار مهم در هدف گذاری است و برای یک طرح ریزی کامل گامهای ذیل را برداشت: (شکل 1)

1 -
تعیین هدف: نتیجه نهایی که شما مایلید با اجرای این طرح به آن دست پیدا کنید چیست؟ اهدافتان باید تاریخ شروع و تکمیل داشته باشد.

2 -
تعیین نتایج: درصورت تحقق هدف چه چیزی عاید سازمان خواهدشد؟ این موضوع باید در این بخش به طور شفاف و واضح بیان شود. ضمناً باید بین اهداف کوتاه مدت و بلندمدت و به تبع آن نتایج کوتاه مدت و بلندمدت، تمایز قائل شد.

3 -
فرضیه ها: شرایط همیشه ثابت نیستند و ما تحت شرایط خاصی، نتایج خاصی را انتظار داریم، لذا هنگام طرح ریزی اولاً باید این شرایط بیان گردد (مکتوب شود) و درثانی باید بیان شود که اگر شرایط تغییر کند، نتایج چه تغییراتی خواهندکرد. به عبارت دیگر عواملی که ممکن است روی برنامه اثر بگذارند و درنتیجه آن را دستخوش تغییر کنند و احتمال وقوع این عوامل، باید شناسایی گردد.

4 -
تعیین منابع موردنیاز: چیزهایی را احتیاج دارید تا برنامه را انجام دهید شناسایی و مکتوب سازید. منابع شامل پول، کارکنان، ماشین آلات، مواد، زمان، توانائیها، تجربه ها، انرژی و... می شود. منابع دربرگیرنده هر شخص یا هر چیز مفید و قابل استفاده است. جدولی از تمام این منابع تهیه کنید.

5 -
شناسایی محدودیتها: محدودیتها و یا عوامل محیطی که ممکن است منابع شما را تهدید و یا محدود سازند را موردتوجه قرار دهید.

6 -
تعیین گامها یا وظایف اجرایی: فهرستی از فعالیتهایی که برای دستیابی به اهداف لازم است انجام شود، تهیه کنید. ضمناً در این مرحله باید مشخص شود که این فعالیتها چه مدت وقت می گیرد، چه کسی آنها را انجام می دهد و برای هر فعالیتی به چه منابعی احتیاج است.

7 -
برنامه ریزی: ترتیب انجام فعالیتها را مشخص کنید. (کدام یک از فعالیتها باید به ترتیب اجــرا شــونـد؟ کدام یک از فعالیتها می توانند به طور همزمان اجرا شوند؟) در این مرحله زمان اجرای فعالیتها را به دقت تعیین کنید و توجه داشته باشید که برای اجرای آن زمان به اندازه کافی دارید.

8 -
اجــرا: طرحی را که با عبور از مراحل هفت گانه فوق تهیه کرده اید، اجرا کنید.

9 -
ارزیابی: مقاطعی را برای ارزیابی آنچه که انجام داده اید تعیین کنید. بهتر است تمهیداتی بیندیشید تا در طول اجرای برنامه مطمئن شوید که فعالیتها به موقع انجام خواهندشد.

آیا برای رسیدن به اهداف بعدی نیاز به طرح ریزی دارید؟ آیا به طرح ریزیهای بیشتر برای یک مشکل به خصوص یا ساده ترکردن یک گام ازطرح ریزی قبلی نیاز دارید؟ در این صورت این چرخه را از گام اول، تکرار کنید.


خلاصه

!
هدف گذاری، ترسیم جاده ای است برای آینده؛

!
شما به یک طرح احتیاج دارید تا بدانید به کجا می روید؛

!
طرح ریزی ضروری است. برای دستیابی به اهدافتان طرح تهیه و آن را هر روز مرور کنید؛

!
باتوجه به طرحی که تهیه کرده اید، فهرستی از فعالیتهایی که برای رسیدن به اهدافتان باید انجام دهید را تنظیم و سپس آنها را زمان بندی کنید. این فهرست، »فهرست اجرائیات« نامیده می شود.

!
فهرست اجرائیات، به شما کمک می کند سریعتر و با صرف انرژی کمتری به اهدافتان برسید.

!
فهرست اجرائیات را دنبال کنید و آن را به تأخیر نیندازید.

!
اهداف در طول زمان تغییر می کنند.


منابع

1 -
یوجی آکائو، »هوشین کانری یا مدیریت کیفیت جامع« ترجمه داود محب علی و محمد صابری، انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی، تهران، 1376.

2 -
جورج موریسی، »مدیریت برمبنای هدف و...« ترجمه سیدمهدی الوانی و فریده معتمدی، انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی، تهران، 1372.

3 -
ویلیام اف گلوک و لارنس آرجاچ، »سیاست بازرگانی و مدیریت استراتژیک«، ترجمه سهراب خلیلی، انتشارات یادواره کتاب، چاپ چهارم، تهران، 1375.

4 -
جیمز استونر و ادوارد فریدمن، »مدیریت«، ترجمه علی پارسائیان و محمد اعرابی، جلد اول، انتشارات چاپ و نشر بازرگانی، چاپ اول، تهران، 1375.

 

برگرفته از   www.daneshju.ir

 

[ شنبه ٢۸ شهریور ۱۳۸۸ ] [ ٧:٤٢ ‎ق.ظ ] [ Hadis ] [ نظرات () ]
.: Weblog Themes By SibTheme :.

درباره وبلاگ

دانش اگر در ثریا هم باشد مردمانی از سرزمین پارس بدان دست خواهند یافت... پیامبر اعظم(ص)
موضوعات وب
امکانات وب
Google

در اين وبلاگ
در كل اينترنت